Datenleck in der Behörde: Auf einem ausgemusterten und über eBay verkauften Computer des Ausländeramts Lübeck finden sich mehr als 33.000 hochsensible E-Mails und Akten unter anderem zu Visa-Anträgen – das berichtet das c’t-Magazin mit einem Beitrag auf heise online vom 28.01.2022.

Sachverhalt: Worum geht es?

Dem Bericht zufolge gibt es wohl eine Vorschrift, wonach Festplatten mit sensiblen Daten ausgebaut und vernichtet werden müssen, bevor ein ausgemusterter Behörden-PC markiert und dann einem Verwerter übergeben wird. Im konkreten Fall sei der PC zwar markiert gewesen. Ob die Festplatte tatsächlich entfernt war, sei aber nicht überprüft worden.

Der Bericht ist mit all seinen Details lesenswert: Nicht nur bei der Aussonderung und der anschließenden Verwertung des PCs wurde hiernach geschlampt. Bereits bei der Konfiguration des Outlook-Clients wurde nicht die datensparsamste Lösung gewählt. Während des Einsatzes in der Behörde wurden nicht mehr benötigte Nutzerkonten und die dort abgelegten Daten nicht sorgfältig gelöscht.

Praxisempfehlung: Regeln, prüfen, dokumentieren

„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“: Gerade im Tages- und Massenbetrieb sind Routineaufgaben und Standardprozesse tückisch, die nur oberflächlich geregelt sind und die während ihrer Ausführung nicht detailliert dokumentiert werden. Abläufe in alle ihre Schritte zu zerlegen, die Reihenfolge der einzelnen Schritte verbindlich vorzugeben und dazu kleinteilige Inventare zu entwickeln, wer wann was getan hat, macht Arbeit.

Was ist von wem innerhalb von welchem Zeitrahmen zu tun, nachdem ein Mitarbeiter ausgeschieden oder die Abteilung gewechselt hat? Welche Festplatte wurde wann aus welchem Rechner ausgebaut und was geschah dann mit diesem Datenträger? Was muss wie dokumentiert worden sein, bevor überhaupt der nächste Schritt getan werden darf? Und welche Sorgfaltsanforderungen gelten für externe Verwertungsunternehmen?

Ganz egal, ob die ausgemusterte Hardware verschrottet wird oder auf dem Second-Hand-Markt verwertet wird: Auch dieser Vorfall ist Anlass im Unternehmen, dass Datenschutzbeauftragte, Compliance-Abteilung und IT-Administratoren gemeinsam betriebsinterne Vorschriften, Checklisten und Dokumentationen entwickeln, um Datenpannen zu verhindern. Es geht um den guten Ruf des Unternehmens. Es geht um Vertrauen in das Unternehmen. Und nichts anderes gilt für eine Behörde.

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