Praxisleitfaden Zahlungsmanagement: Tipps für Unternehmen

„Ich kann Ihre Rechnung nicht bezahlen, weil meine Rechnungen nicht bezahlt werden!“ – durchgereichte Zahlungsschwierigkeiten sind vor allem für Kleinunternehmer ein oft existenzgefährdendes Problem. Das Finanzamt und die Versicherungen kümmert es am Ende wenig, wenn kein Geld da ist. Also gilt es, mit straffem Zahlungskonzept vorzubeugen. Manche Fehler sind hausgemacht und haben ihre Ursache darin, dass die Möglichkeiten unbekannt sind, die das Gesetz bietet. Dieser Beitrag gibt Ihnen erste Tipps für Ihr eigenes Forderungsmanagement.

Rechnungen und die 30-Tage-Regel

„Rechnungen müssen frühestens nach 30 Tagen bezahlt werden. So steht es ja wohl im Gesetz.“

Falsch. Die gesetzliche Regelung ist eindeutig – § 271 Abs. 1 BGB lautet:

„Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken.“

Das entscheidende Wort lautet „sofort“ – Rechnungen sind sofort zur Zahlung fällig, wenn die Vertragsparteien kein späteres Zahlungsziel vereinbart haben.

In eine einfache mathematische Formel gepackt, heißt dieser Grundsatz also:

„Rechnungserstellung + Postlaufzeit + Banklaufzeit = Geldeingang“

Einverstanden – eine angemessene (d.h. angemessen kurze) Frist zur Prüfung der Rechnung werden Sie im Regelfall auch noch zugestehen müssen.

Wer sich hier auf eine angebliche 30-Tages-Regel beruft, verwechselt Fälligkeit und Verzug.

Verzug durch Mahnung

Der Verzug wird durch eine Mahnung ausgelöst – diesen Grundsatz bestimmt § 286 Abs. 1 BGB:

„Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.“

_ Form der Mahnung

Sie können auch per E-Mail oder sogar mündlich, z.B. am Telefon, mahnen. Wenn Sie per Brief, Telefax, Mail oder Messenger mahnen, müssen Sie das Wort „Mahnung“ nicht verwenden, weder als Überschrift noch im Text. Auch eine „Zahlungserinnerung“ oder ein „Zahlungsaufforderung“ ist eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB.

Die Mahnung setzt nur voraus, dass sie „nach dem Eintritt der Fälligkeit“ – siehe dazu weiter oben – erfolgt. Eine zusätzliche Wartezeit von der Fälligkeit bis zur Mahnung (z.B. bis zum Ablauf von 30 Tagen) sieht das Gesetz nicht vor.

286 Abs. 1 Satz 2 bestimmt, dass Klage und Mahnbescheid die gleiche Wirkung haben – auch sie setzen also die Schuldnerpartei in Verzug.

_ Kein Anspruch auf Mahnung

Aus Satz 2 lässt sich noch etwas ableiten: Die säumige Schuldnerpartei hat vor Klageerhebung oder Einleitung des Mahnverfahrens keinen Rechtsanspruch darauf, zunächst gemahnt zu werden. Erst recht hat die säumige Schuldnerpartei keinen Anspruch auf mehrere Mahnungen.

Verzug ohne Mahnung

Nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ist eine Mahnung nicht erforderlich, wenn

„für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“.

„Nach dem Kalender bestimmt“ kann bedeuten, dass ein exaktes Datum als Zahlungsziel vereinbart ist – „am 15.04.2018“.

„Nach dem Kalender bestimmt“ kann auch bedeuten, dass sich das Zahlungsziel anhand des Kalenders errechnen lässt:

  • „Zahlung eine Woche nach Lieferung“
  • „Zahlung 14 Tage nach Rechnungseingang“
  • „Zahlung 8 Tage nach Abnahme“ (wenn es sich um einen Werkvertrag handelt)

Zahlungsverzug nach 30 Tagen

Nach § 286 Abs. 3 S. 1 Halbsatz 1 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.

_ Voraussetzung: Entgeltforderung

Voraussetzung ist zunächst, dass es sich um eine Entgeltforderung handelt. Es muss sich also um die Gegenleistung aus einem Vertrag – etwa einem Kaufvertrag oder einem Werkvertrag – handeln. Schadensersatzforderungen sind kein „Entgelt“ im Sinne dieser Norm.

Das Wort „spätestens“ bedeutet zweierlei: Der Verzug tritt automatisch ein – eine Mahnung ist nicht mehr erforderlich. Und der Verzug kann auch früher herbeigeführt werden – nämlich nach Fälligkeit durch eine Mahnung.

_ Zusätzliche Voraussetzung bei Verbrauchern

286 Abs. 3 S. 1 Halbsatz 2 BGB beinhaltet für die „30-Tages-Regel“ eine zusätzliche Voraussetzung, wenn der Schuldner Verbraucher gemäß § 13 BGB ist: hier muss in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung „auf diese Folgen“, also auf den automatischen Verzugsbeginn nach 30 Tagen, besonders hingewiesen worden sein.

„In der Rechnung oder Zahlungsaufstellung“: Ein Hinweis in den AGB genügt nicht.

_ Gestaltungshinweis für die Praxis:

Wenn Sie Rechtsgeschäfte mit Endverbrauchern schließen, sollte in Ihren Rechnungen stets folgender Hinweis stehen:

„Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag alsbald zu bezahlen, da 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der gesetzliche Verzugszins berechnet werden kann.“

Richtig angewandt ist die „30-Tages-Regel“ also nicht mehr als ein juristischer Notnagel für den Fall, dass Sie kein Zahlungsziel vereinbart haben und zusätzlich die Mahnung liegengeblieben ist.

Ganz schlau: „Habe Ihre Rechnung nicht erhalten!“

Keine Rechnung, kein Verzug? Rechnungen nur noch per Einschreiben mit Rückschein? Jedenfalls im B2B-Bereich ist das nicht erforderlich.

_ Längere Verzinsung bei Streit über Zugang der Rechnung

Geschäftskunden, die zwar Ihre Leistungen einstreichen, dann aber ganz schlau behaupten, von Ihnen nie eine Rechnung erhalten zu haben, schaden sich selbst. § 286 Abs. 3 S. 2 BGB bestimmt:

„Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.“

Für den Beginn der Verzinsung kommt es nun nicht mehr auf den Zugang der Rechnung an, sondern auf den Zeitpunkt der (Gegen-)Leistung.

_ Praxisbeispiel

Am 02. April repariert ein Installateur in einer Gastwirtschaft die Spülmaschine. Am 09. April schreibt er seine Rechnung und verschickt sie mit der Post. Am 11. April hätte die Rechnung normalerweise im Briefkasten des Gastwirtes liegen müssen. Der Gastwirt behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben.

Die 30-Tages-Frist wird nun nicht vom 11.04. ausgehend berechnet, sondern bereits vom 02.04. ausgehend – Zinsnachteil für den schlauen Gastwirt.

Verzugszinsen

Welche Zinsen Sie für Verzug bei Geldschulden berechnen können, richtet sich danach, wer an einem Rechtsgeschäft beteiligt ist:

_ Höhe des Zinssatzes

Handelt Ihre Kundschaft bei dem Rechtsgeschäft als Verbraucher, beträgt der Verzugszinssatz gemäß § 288 Abs. 1 Satz 2 BGB 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.

Handelt Ihre Kundschaft bei dem Rechtsgeschäft als Unternehmer (kaufmännische, gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit), beträgt der Zinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB für Entgeltforderungen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.

_ Basiszinssatz

Der Basiszinssatz ist in § 247 BGB geregelt. Er wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres von der Europäischen Zentralbank festgesetzt und durch die Deutsche Bundesbank veröffentlicht. Seit dem 01.07.2016 beträgt der Basiszinssatz durchgehend (Redaktionsstand 14.04.2019) -0,88 %.

Zusätzliche Mahnkosten

286 Abs. 4 BGB lautet kurz, knapp und ergebnisoffen:

„Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nicht ausgeschlossen.“

Deswegen können Sie zum Beispiel neben den Verzugszinsen auch Mahngebühren für den zusätzlichen Arbeits- und Verwaltungsaufwand berechnen.

Kein Verzug bei Ebbe in der Kasse?

Zurück zum Anfang: „Ich kann Ihre Rechnung nicht bezahlen, weil meine Rechnungen nicht bezahlt werden!“

Ist damit die Sache aufgehoben oder jedenfalls aufgeschoben? Entfallen damit zumindest die Verzugszinsen?

286 Abs. 4 BGB könnte diesen Eindruck erwecken:

„Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat.“

Nein! Geldmangel und fehlende Liquidität hat der Schuldner zu vertreten.

Ergebnis

„Fälligkeit“ bedeutet: „Der Schuldner muss die Rechnung bezahlen.“

Verzug bedeutet: „Der Schuldner muss die Rechnung und zusätzlich Zinsen und Mahngebühren zahlen.“

Noch etwas zum Schluss. Bitte schreiben Sie nicht in Ihre AGB, was ich woanders einmal unter „Zahlungsbedingungen“ gelesen habe: „Sie haben Anspruch auf drei Mahnungen im Abstand von jeweils einem Monat.“ Betreiben Sie Ihr eigenes Liquiditätsmanagement, nicht das der anderen. Ihre Bank wird es schätzen.

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