Über ein Jahr ist vergangen, seit das Steuervereinfachungsgesetz 2011 in Kraft ist. Nun informiert ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 02.07.2012, wie aus elektronischen Rechnungen der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. 

Worum geht es?

Immer mehr Unternehmer gehen dazu über, ihre Rechnungen nicht mehr ausgedruckt in Papierform, sondern nur noch elektronisch per E-Mail zu versenden. Bis zum 01.07.2011 konnte der Empfänger  einer solchen elektronischen Rechnung den Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurde. Seit dem 01.07.2011 ist dies nicht mehr erforderlich: Papierrechnung und nicht signierte elektronische Rechnung sind nun umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln.

Allerdings müssen weiterhin auch bei der elektronischen Rechnung

• die Echtheit der Herkunft,
• die Unversehrtheit des Inhalts und
• die Lesbarkeit des Inhalts

sichergestellt sein.

Hierzu reicht nun jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren aus, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen kann. Die Anforderungen an dieses Kontrollverfahren beschreibt der neu gefasste Abschnitt 14.4 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Hier heißt es nun unter anderem:

„(5) Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. 2Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. 3Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein.

(6) Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z. B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.“

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) bleiben von den Änderungen unberührt. Beide sind jedoch nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Welche Auswirkung hat das Schreiben auf die Praxis?

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 und das Schreiben vom 02.07.2012 verringern auf der einen Seite in erfreulicher Weise die technischen Anforderungen an eine elektronisch übersandte Rechnung. Auf der anderen Seite steht das innerbetriebliche Kontrollverfahren als zunächst abstrakter Begriff im Raum.

Unternehmern ist zu empfehlen, ein

• festes,
• verbindliches
• und dokumentiertes

Prüfschema vorzugeben, mit dessen Hilfe sichergestellt wird, dass tatsächlich nur diejenigen Rechnungen bezahlt werden, für die der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat. Mit anderen Worten: Die Buchhaltung muss darlegen können, warum sie prinzipiell nur Rechnungen bezahlt, die inhaltlich korrekt sind.